BLOG

Chia sẻ kinh nghiệm và các giải pháp quản lý cửa hàng, Blog sẽ là nơi tương tác hai chiều, trao đổi của LVpos.vn với những người quan tâm trong lĩnh vực bán lẻ.

Lợi ích từ việc áp dụng quy trình quản lý kho

Cửa hàng điện máy nhập lô hàng 100 chiếc máy tính bảng, sau một thời gian, kiểm tra hàng tồn kho thì thấy thiếu 5 chiếc. Chủ cửa hàng không
biết số lượng hàng hóa thất thoát đi đâu và tại sao?
Một quán bar khách ra vào tấp nập, nhưng doanh thu lại chẳng là bao vì nhân viên cấu kết với nhau, ngầm tuồn hàng ngoài vào bán thay đồ
uống trong nhà hàng. Điều tệ hại là người quản lý và chủ cửa hàng lại không hề hay biết vì số hàng trong kho vẫn khớp với số hàng đã bán.
Trên thực tế, đây là vấn đề rất thường gặp tại các cửa hàng/nhà hàng/siêu thị bán lẻ chỉ vì nghiệp vụ quản lý kho yếu kém. LVpos.vn đưa ra các lợi ích từ việc áp dụng quy trình quản lý kho

1. Tránh thất thoát

Tránh thất thoát do nhân viên gian
lận gây ra – Như các ví dụ đã nêu từ phần mở đầu, tình trạng nhân viên gian lận diễn ra khá phổ biến tại các cửa
hàng. Nghiên cứu của Hiệp hội Các Nhà hàng Mỹ chỉ ra rằng :
Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống,
mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng.

75% Thất thoát kho hàng
4% Thất thoát doanh số đến từ nhân viên phục vụ
3/4 Số nhân viên từng “tiện tay” ở nhà hàng ít nhất 1 lần
1/2 trong số đó có xu hướng “qua mặt” lần thứ 2.

Vì vậy, việc quản lý kho chặt chẽ, minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “tắt mắt” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

2. Giảm chi phí

Tiết kiệm hàng hóa/nguyên vật liệu
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể
đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Tiết kiệm chi phí lưu kho – Hàng tồn kho càng lớn, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí
khác như điện, nước, nhân công. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn
nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không đáng có.

Tránh tổn thất do trượt giá
Đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như: điện máy, đồ gia dụng… hàng hóa rất dễ bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới trình làng có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một
tuần. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Tiết kiệm chi phí mua hàng
Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi. Đối với các siêu thị/ cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm
khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc “bỏ đi” là rất lớn. Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nghiệp vụ này vô cùng cần thiết. Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng
trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng…

Giảm vốn lưu động – Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động. Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, chủ cửa hàng có thể dựa vào đó để đưa ra những chiến lược tiếp thị và bán hàng, kích cầu mặt hàng đó bằng cách giảm giá, khuyến mãi… Đối với nhà hàng, người quản lý có thể đưa ra gợi ý cho khách hàng,
tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho. Thay vì phải lên ngân sách vốn lưu động lớn, chủ cửa hàng có thể hạ con số đó xuống, nếu dòng tiền đi vào được khai thác triệt để và liên tục. Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có khả năng tài chính thấp.

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua
hiệu quả – Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/ tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng. Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng chủ động và dễ dàng xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.

3. Tăng doanh thu

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa
hàng:
Nguyên liệu: Thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất của bếp và khiến nhà hàng thiếu chuyên nghiệp.
Hàng hóa: Hàng bán chạy: Hết hàng, chậm hàng, phải mất 1 tuần – 1 tháng mới nhập về kho. Hàng không bán chạy: Ế ẩm, tồn kho, có nguy cơ lỗ.
Giải quyết: Kiểm kho thường xuyên để kịp thời nhập hàng bán chạy, đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.

Kiếm lời từ găm hàng đầu cơ
Găm hàng đầu cơ là một lựa chọn khôn ngoan đối với nhóm hàng hóa/ nguyên vật liệu có xu hướng tăng giá hoặc khan hiếm theo mùa. Nhập kho sáng suốt, nhà hàng có thể gom hàng nguyên vật liệu để phục vụ cho nhu cầu chế biến, còn các cửa hàng đầu cơ hàng hóa để kiếm lời khi giá cả thị trường tăng lên.

4 Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?
Là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh. Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng/1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:

Dùng vốn đúng chỗ nhờ quản lý kho
Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ sinh lời nhiều nhất. Nhập kho không sáng suốt, sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Đối với các siêu thị/ cửa hàng điện máy/ shop quần áo: Nhập nhiều những sản phẩm khó bán, dễ lỗi mốt thì khả năng bán lỗ hoặc “bỏ đi” là rất lớn. Quản lý kho thông minh sẽ giúp cửa hàng xác định đúng thời điểm “vung tiền” nhập hàng, nên “vung tiền” cho mặt hàng nào. Đối với nhà hàng/ tiệm café/quán ăn: Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên
liệu nào sắp hết hạn sử dụng …

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít
Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp. Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo
tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động. Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng. Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi.… Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1
quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.
Ví dụ: Nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho
khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các
món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn
nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động
Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng. Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.

Tag:

CÓ THỂ BẠN MUỐN BIẾT

  • Kinh nghiệm, chia sẻ

  • Hợp tác

  • Phần mềm tính tiền, quản lý:

  • Tài liệu hướng dẫn

  • PR sản phẩm

Bài viết xem nhiều